Tentukan hasil yang ingin dicapai
Saat menyiapkan presentasi, membuka aplikasi slide terasa seperti langkah pertama yang paling masuk akal. Namun, sebelum memilih tampilan atau memasukkan data, berhentilah untuk menjawab: apa yang perlu dipahami audiens setelah mendengarkan Anda?
Tujuan yang terlalu luas membuat materi mudah melebar. “Menjelaskan proyek” belum cukup spesifik. Cobalah rumusan yang lebih terarah, seperti “membantu tim memahami alasan perubahan jadwal dan menyepakati langkah berikutnya.”
Tuliskan satu kalimat inti
Rangkum pesan utama dalam satu kalimat. Kalimat ini menjadi acuan untuk memilih informasi, contoh, dan kesimpulan. Misalnya:
Perubahan jadwal diperlukan agar tim dapat menyelesaikan pengujian sebelum peluncuran.
Kalimat inti tidak harus muncul sebagai judul slide. Fungsinya membantu Anda menentukan apakah sebuah bagian mendukung pesan atau hanya menambah informasi.
Susun alur yang mudah diikuti
Gunakan tiga pertanyaan untuk membentuk alur:
- Apa situasinya? Berikan konteks secukupnya agar audiens memahami masalah.
- Mengapa ini penting? Jelaskan alasan, dampak, atau bukti yang relevan.
- Apa langkah berikutnya? Nyatakan keputusan atau tindakan yang dibutuhkan.
Struktur ini dapat disesuaikan dengan tujuan presentasi. Presentasi laporan, penawaran, dan pembaruan proyek mungkin membutuhkan rincian berbeda, tetapi masing-masing tetap membutuhkan arah.
Latihan singkat
Pilih satu topik yang akan Anda presentasikan. Tuliskan pesan utamanya tanpa istilah teknis yang tidak diperlukan. Lalu jelaskan secara lisan dalam 60 detik menggunakan tiga pertanyaan tadi.
Setelah selesai, periksa: apakah kesimpulan Anda sesuai dengan kalimat inti? Bagian mana yang terlalu panjang? Informasi apa yang masih diperlukan audiens?
Mulai dari kejelasan pesan, lalu gunakan slide untuk membantu penyampaiannya.